贵州联合慈善医疗援助中心

档案管理制度

为加强中心档案工作，促进档案工作为中心各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和有关法律、法规，制定本规定。

一、适用范围

本规定所称的档案，是指中心在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和中心有保存价值的各种形式的各种门类和载体的记录。

二、档案归档范围

（一）反映中心在经营、项目管理等各项活动和基本历史面貌的，对中心各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）在各项活动中形成的对维护国家、中心和职工权益具有凭证价值的文件材料；

（三）需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与中心有关的文件材料；

（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对中心各项活动具有查考价值的文件材料。

（五）下列文件材料可不归档：

1、无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，中心内部互相抄送的文件材料，中心负责人兼任外单位职务形成的与中心无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

2、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；

3、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需中心办理的文件材料；

4、其他不需归档的文件材料。

（六） 凡属中心归档范围的档案，必须按有关规定向行政部移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

三、档案保管期限

档案保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

（一）永久保管的档案主要包括：

1、中心设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，中心董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；

2、中心资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；中心资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，融资文件材料；

3、中心关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需中心办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对中心做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，中心与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；

4、中心发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；

5、中心机构演变，人力资源管理的重要文件材料；中心涉及职工权益的其他重要文件材料；文化建设文件材料；

6、中心经营管理工作的重要文件材料；

7、中心生产技术管理工作的重要文件材料；

8、中心行政管理工作的重要文件材料；

9、中心党群工作的重要文件材料；

10、新闻媒体对中心重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；

11、有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到中心检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；中心参与国家和社会重大活动的重要文件材料，中心职工参加县级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；

12、中心直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。

（二）定期保管的中心档案主要包括：

1、中心资本金管理、资产管理的一般性文件材料，中心涉及职工权益的一般性文件材料；

2、中心部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；

3、中心召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；

4、中心经营管理工作的一般性文件材料；

5、中心生产技术管理工作的一般性文件材料；

6、中心行政管理工作的一般性文件材料；

7、中心党群工作的一般性文件材料；

8、中心关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需中心贯彻执行的一般性文件材料和对中心出具的一般性证明文件，中心与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；

9、中心参与国家和社会活动的一般性文件材料，中心职工参加县以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；中心接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。

10、中心经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。

11、中心产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合中心实际执行。

12、中心应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

中心对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。中心对归档的电子文件的原始数据要进行相应归档。

四、档案的保管

（一）涉及国家秘密、工作秘密等涉密文件资料必须存放在机要室或保密档案室，不得存放在科室内，要指定专人保管，无关人员不得随便出入。

（二）档案库房的门窗要坚固，并有防火、防盗、防鼠、防虫、防潮等措施，确保档案的安全。

（三）库房内严禁存放易燃、易爆物品和食物，禁止吸烟。

（四）档案室要适时通风，严禁档案受潮。

（五）档案库房要随时打扫，经常保持整洁。

（六）各门类档案必须用铁皮档案柜存放，档案柜排列编号有序。加强档案的安全防护措施，防止档案在流动过程中丢失和损坏。

（七）对档案要经常进行检查，如发现档案卷宗缺号或损坏，要及时向领导汇报并采取有效的补救措施，保护档案安全。

（八）涉密文件资料未经行政部同意，不得复印、摘抄，不得擅自扩大传达、阅读范围。

（九）严格遵守保密纪律，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。一旦发现失密、泄密，要及时设法补救。造成后果的，要按照保密法律法规追究有关人员的行政责任，违反刑律的，还要依法移送司法机关。

五、档案查阅

（一）查阅涉及国家秘密、工作秘密的文件和资料，需经主管领导批准，严格控制在规定的范围内，不得擅自扩大范围；查阅涉密文件和资料要在有保密保障的场所进行。

（二）涉及国家秘密、工作秘密的文件和资料，与工作无关的人员不允许随便查阅。

查阅档案者，必须按规定办理借阅手续，并要认真填写查阅档案登记簿。

（三）查阅档案一般只限在档案室内，如因特殊情况需要借阅，必须经行政部报备并严格履行借阅登记手续，限期归还。

（四）查阅档案人员要爱护档案，不准对档案勾画、涂改、剪裁和全文抄录，如需全文抄录者，须报行政部备案登记。

（五）在查阅档案时，不得吸烟、用口水，以保护档案完全无损。

（六）档案管理人员在向查阅档案者提供档案的同时，应根据需要发放《档案查阅（借阅）登记表》，查阅工作结束后，由查阅者如实填写。

六、档案立卷、归档与移交

（一）每年初，各部按自身工作职能，将上年度形成的需要归档的光盘、照片、录音、录像、文字等载体收集分类整理后，按规定立卷，填好案卷目录，装订成册后，交行政部统一编号并归档。

（二）立卷时必须保持文件应有的内在联系和完整性，请示和批复、正本和底稿、文件的附件等等必须一并组卷。卷内文件排列一般以内容、时间为顺序，案卷的标题要确切地反映卷内的文件内容。

（三）坚持平时立卷和年终立卷相结合的方法，平时形成的一项工作结束后形成的文件，应立即装订立卷，年终立卷工作一般在次年第一季度前完成。

（四）中心档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离岗。

七、档案的销毁

（一）销毁档案前需要对拟销毁档案进行鉴定，鉴定档案要中心分管领导、档案员及有关人员参加，讨论审查拟销毁档案，对档案的存毁作出书面决定。

（二）档案经过鉴定后，对认为无需继续保存的档案要以全宗为单位，由行政部提供意见，登记造册。

（三）经领导批准销毁的档案，要继续保留一段时间进行考验和鉴定，以免早销和错销，造成无法挽回的损失。

（四）销毁档案，必须化为纸浆或焚毁。凡属上级文件，一律交由行政部统一处理，严禁私自销毁；便函、学习材料、参考材料等可由各部门自行销毁，但不得作为废纸出售或它用。

（五）销毁档案，必须由二人以上负责在指定地点监销，档案未全部销毁之前，不得离开现场。销毁后，监销人员要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，签名盖章以示负责。

（六）情况特殊的专门档案，按有关规定执行。